Damit Public Relations Bemühungen nachhaltige Ergebnisse erzielen, müssen die richtigen PR Maßnahmen getroffen werden. Wir stellen im Di.Ri Blog die bekanntesten vor und zeigen, wie ihr damit euer Unternehmen in der Öffentlichkeit vorstellen könnt.
Ihr werdet sehen, vieles davon betrifft andere Abteilungen eures Unternehmens, wie Marketing oder Vertrieb. So sollte es auch sein – PR lässt sich nicht allein denken. Alles was ein Unternehmen tut und nach außen dringt ist letztlich PR.
Public Relations ist im Grunde die gesamte Art und Weise, mit der ihr kommuniziert. Wie sonst im Leben gilt dabei: der erste Eindruck zählt!
PR Maßnahme #1: die Pressemitteilung
Das Schweizer Taschenmesser unter den PR Maßnahmen. Die gute alte Pressemitteilung. Sie kann alles oder nicht sein. Alles, wenn sie gut gemacht ist und nichts, wenn sie eben schlecht ist.
Nur was unterscheidet eine gute von einer schlechten Pressemitteilung? Denn eine Pressemitteilung, die auf wenig Gegenliebe stößt, ist verschwendete Zeit und damit keine gewinnbringende PR Maßnahme.
Eine Pressemitteilung, die Anklang findet, ist eine Einladung zum Dialog. Dadurch versucht ihr als Unternehmen der Presse zu zeigen, warum es für sie lohnenswert ist, über euch zu berichten. Damit ihr euch jedoch in der Berichterstattung wiederfindet, müsst ihr eine Geschichte erzählen.
Und wo werden Geschichten erzählt? Genau in der Gemeinschaft. Daher richtet sich die Pressemitteilung immer auf die Bedürfnisse ihre Adressaten. Alles andere ist einseitige Information und für die Medien nicht relevant.
Um dies zu verhindern, ist ein bisschen Nachdenken angebracht. Was soll denn nun in die Pressemitteilung?
Eine Pressemitteilung ist nicht gleichzusetzen mit Werbung!
Wichtig! Eine Pressemitteilung ist eine PR Maßnahme und somit keine Werbung. Journalisten und Journalistinnen sind stets auf der Suche nach spannenden Stories. Sind wir mal ehrlich, bei der meisten Werbung wechseln wir den Sender oder drücken online auf Überspringen.
Damit niemand euer Anliegen übergeht, ist es sinnvoll zu überlegen, welche interessante Geschichte ihr erzählen könnt. Gerade für Unternehmen, die ganz am Anfang stehen oder etablierte, die etwas Neues vorstellen, lohnen sich die sogenannten W-Fragen:
- Wie seid ihr auf eure Idee kommen?
- Worin unterscheidet sich euer Angebot von anderen?
- Was ist das Besondere (für die Berichterstattung) an eurem Unternehmen?
- Welche Ziele wollt ihr erreichen?
Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Genauso gut könnt ihr die W-Fragen auf die Medienseite anwenden und ausfindig machen, wie am besten ein Bericht über euch und euer Unternehmen ausfallen könnte:
- Wo liegt der Schwerpunkt die Redaktion?
- Wie ist die gegenwärtige Nachrichtenlage?
- Was ist der fachliche Hintergrund meines Ansprechpartners/meiner Ansprechpartnerin?
- Welches Publikum bedient das Medium?
Ein paar Ws, die weitaus interessanter sind als bloße Werbung. Nutzt die Chance, die eine Pressemitteilung euch bietet und erzählt eine fesselnde Geschichte!
Werbung, Marketing, PR…wo liegt da eigentlich der genaue Unterschied? Wir werfen einen Blick auf diese Detailfrage und erläutern den kleinen, aber feinen, Unterschied zwischen den Disziplinen!
PR Maßnahme #2: der Pressebereich auf der Homepage
Aber warum Pressemitteilungen nur versenden, wenn ihr sie selbst veröffentlichen könnt? Wo? Ganz einfach, auf eurer Homepage im eigens eingerichteten Pressebereich!
Bevor wir uns dem Pressebereich widmen, ein paar Worte zum Webauftritt eures Unternehmens. Wie eingangs besprochen, alles, was nach außen wirkt, ist eine PR-Maßnahme.
Eine gut gepflegte und ansprechende Homepage ist entscheidend für den ersten Eindruck, den ihr im Netz hinterlasst. Ebenso ist es ratsam, ein bisschen in die SEO-Werte eurer Webseite zu investieren. Denn über wen berichtet werden soll, der sollte auch gefunden werden, nicht wahr?
Ein Unternehmensblog kann zu viel Reichweite für das eigene Unternehmen führen – wenn er richtig aufgebaut und gepflegt wird! Wir geben 5 Tipps, wie euer Unternehmensblog für Traffic auf eurer Seite sorgt!
Der Pressebereich – ein wichtiger Bestandteil der eigenen PR Maßnahmen
Für eure Medienpartner ist selbstverständlich ein extra Pressebereich von Vorteil. Journalisten und Journalistinnen leiden oft unter chronischem Zeitmangel. Ein ordentlicher Pressebereich als Unterseite auf eurer Homepage vereinfacht ihre Arbeit und zeugt von eurem Engagement, die Belange der Presse ernst zu nehmen.
Ein gelungener Pressebereich besticht durch Klarheit. Alles, was für die Berichterstattung wichtig ist, liegt gut sichtbar und zum Download verfügbar bereit.
Für einen attraktiven Pressebereich benötigt ihr:
- Ein Factsheet mit den wichtigsten Zahlen, wie Gründungsjahr, Größe des Teams etc.
- Eine kurze Vorstellung eures Unternehmens als Textdatei, am besten im PDF-Format
- Bilder und Logos zum Download und zur freien Verwendung für die Berichterstattung
- Die aktuellsten Pressemitteilungen aus eurem Haus
- Eine Linkliste mit bisherigen Publikationen von und über euch
- Kontaktdaten für die Presse, um sich ohne groß Nachzufragen bei euch melden zu können
PR Maßnahme #3: Social Media für PR nutzen
Für Social Media gilt zweifelsfrei dasselbe, wie für eure Homepage. Haltet all eure Auftritten in den sozialen Netzwerken ordentlich. Also regelmäßige für die Zielgruppen angepasste Postings verfassen. Unterschiedliche Inhalte für die verschiedensten Kanälen, statt Copy & Paste von einem Beitrag, der dann überall gleich geteilt wird.
Gewissermaßen ist Social Media mittlerweile ein noch größeres Schaufenster von eurem Unternehmen als die klassische Homepage. Und da Redakteure und Redakteurinnen ebenfalls in den sozialen Netzwerken unterwegs sind, möchten und werden sie euch dort finden.
Was ist denn nun die wichtigste PR Maßnahme in Bezug auf Social Media? Die Antwort ist so simpel wie kompliziert.
Eigentlich doch ganz einfach: Denkt Social Media und PR zusammen! Wo sonst könnt ihr euch direkt und unkompliziert der Öffentlichkeit präsentieren. Im digitalen Zeitalter sind die sozialen Netzwerke euer Tor zur Welt.
Deshalb sollten PR Maßnahmen und Social Media Aktivitäten nicht getrennt werden!
Warum dann kompliziert? Weil in vielen Firmen die Verantwortlichkeiten für Public Relations und Pressearbeit ganz woanders liegen, als jene für die Betreuung der Social Media Kanäle. PR bedeutet schlussendlich sich ins Gespräch bringen, wer aber PR Maßnahmen und Social Media Aktivitäten gedanklich und organisatorisch trennt, der redet aneinander vorbei. Sowohl intern als auch bei euren Zielgruppen.
Folgende Ideen helfen euch beim Verbinden von PR und Social Media:
- Einen Redaktionsplan, in dem ihr sowohl eure PR Maßnahmen, als auch eure Social Media Postings zeitlich und inhaltlich miteinander koordiniert.
- Newsjacking: Kommentiert doch mal auf eine nette Art und Weise unter einem Post einer Redaktion. Wer weiß, vielleicht erzeugt ihr ja so Interesse und auf euren Kommentar hin erfolgt ein Besuch eines Redakteurs oder Redakteurin auf eurer Homepage. Die im Idealfall natürlich einen Pressebereich aufweist.
- Einen Content-Leitfaden, der aufzählt welche Art von Inhalten ihr überhaupt auf Social Media veröffentlichen wollt. Dementsprechend gestaltet ihr eure Pressemitteilungen.
Und zu guter Letzt an dieser Stelle: Augenzwinkern und sich nicht selbst zu ernst zu nehmen. Social Media ist für die meisten Menschen Zerstreuung und Freizeit. Ein zu steifes Auftreten erzeugt in der Wahrnehmung der Community kaum Sympathie. Denn keine PR Maßnahme ist effektiver als ein sympathischer Eindruck.
Stichwort „Social Media“: kennt ihr schon das neue Format von Instagram, „IGTV“? In diesem Beitrag verraten wir, wie IGTV richtig genutzt wird!
PR Maßnahme #4: Printmedien clever nutzen
Viele PR-Schaffende lenken ihren Fokus momentan mehr und mehr auf Online-Assets wie Nachrichtenportale im Netz und Social Media. Dennoch erreichen die Printmedien nach wie vor eine hohe Leserschaft. Gerade im Lokalen sind gedruckte Zeitungen immer noch ein wichtiger Bestandteil der öffentlichen Debatte.
Druckerzeugnisse haben gegenüber allem Digitalen gewisse Nachteile, wie der begrenzte Platz, der fehlenden Dialogfunktionen und der mangelnden Aktualität. Wie sagt man doch: „Nichts ist so alt, wie die Zeitung von heute“. Online Medien jeglicher Art geschehen in Echtzeit und sind allgegenwärtig.
Doch dieser Zeitfaktor der Printmedien ist umgekehrt ihr größter Vorteil. Wer ein Printmedium konsumiert, gleich ob Zeitung oder Magazin, tut dies bewusst. Während Social Media oft im Vorbeirauschen passiert. Sprich die Leserschaft nimmt sich Zeit und verfolgt das gedruckte Geschehen mit einer völlig anderen Aufmerksamkeit als die Schnelllebigkeit im Internet.
Klassische Printmedien – hier habt ihr auf jeden Fall etwas „in der Hand“
Kann eure Botschaft im Netz schnell untergehen, so ist sie in einem Printmedium fest gedruckt und erhält unter Umständen mehr Beachtung, als eine reine Online-Veröffentlichung.
Insbesondere für Gründer und Gründerinnen ist der Kontakt zur Lokalpresse empfehlenswert. Häufig ist die regionale Wirtschaft eure erste Anlaufstelle bei der Suche nach Geschäftspartnern oder anderweitigen Kooperationen. Zudem suchen Lokaljournalisten und -journalistinnen stets erzählenswerte Geschichten vor Ort. Erzählt ihnen doch eure Gründerstory. Schließlich ist sie jede Rede wert.
PR Maßnahme #5: die Pressemappe
Nebenbei lässt sich Print mit einer bestimmten Hochwertigkeit verbinden. Oft ist es so, wenn neue Medien erscheinen, dass sie die alten nicht vollständig verdrängen, sondern ihnen einen anderen Platz im Mediensystem zuweisen.
Beispiel Schallplatten. Erst abgelöst durch die CD, dann durch das MP3 Format und in der Gegenwart durch diverse Streamingdienste. Dennoch existieren Schallplatten weiterhin, wie als essentielle Ausrüstung für DJs oder als Sammelobjekt für Liebhaber.
Ähnlich verhält es sich bei Print. Aufgrund der Haptik ist es ein anderes Erlebnis als ein Online-Beitrag. Nutzt diese Besonderheiten in Form einer Pressemappe. Schickt euren Medienpartner doch mal statt einem virtuellen „Posting“ echte Post zum Anfassen in den Briefkasten.
Nur professionell zusammengestellt und aufbereitet hilft die Pressemappe euren PR Maßnahmen
Grafisch ansprechend aufbereitet und mit allen wichtigen Informationen ausgestattet ist eine Pressemappe quasi das Offline-Pendant zum Pressebereich auf eurer Homepage.
Bestandteile einer Pressemappe können sein:
- Ein stabiler Umschlag, in dem alles Weitere zu finden ist
- Ein Anschreiben als eine Art Willkommensgruß an den Empfänger der Mappe
- Eine aktuelle Pressemitteilung, die inhaltlich zum Rest der Mappe passt
- Eine Broschüre oder ein Katalog, der euch und euer Produkt bzw. Dienstleistung anschaulich vorstellt
- Eine Visitenkarte mit den Kontaktdaten eines Ansprechpartners für die Presse
PR Maßnahme #6: die Pressekonferenz
Dies ist wohl eine der von der Vorbereitung her anspruchsvollsten PR Maßnahmen, aber ist neben der Pressemitteilung der Klassiker unter allen Werkzeugen der Öffentlichkeitsarbeit.
Für junge Unternehmen ist die Pressekonferenz unter Umständen zu aufwendig. Aber eine Pressekonferenz lässt sich ja auch per Videostream durchführen. Außerdem bietet eine Onlinekonferenz als Aufnahme den Vorteil der besseren Verteilung. Ein Mitschnitt auf einem Videoportal lässt sich per Link mit allen teilen, die daran nicht teilnehmen konnten.
Egal ob online oder vor Ort, für eine Pressekonferenz braucht es einen triftigen Grund. In dem Fall sollte die Information deutlich wichtiger sein, als alles, wofür eine Pressemitteilungen reichen würde.
Dazu ist ein fester Zeitplan notwendig. Vorbereitung, Versand der Einladung und die eigentliche Konferenz. Diesen Planungsaufwand darf man nicht unterschätzen. Zudem sollte die Konferenz einem bestimmten Zeitplan folgen. Zunächst eine kurze Begrüßung, dann die Vorstellung der Informationen und zuletzt die Fragerunde mit den anwesenden Gästen.
So hilft euch die Pressekonferenz in Sachen PR Maßnahmen weiter
Diese Fragerunde ist der tatsächliche Mehrwert einer Pressekonferenz im Vergleich zu anderen PR Maßnahmen. Es gibt dem Ganzen einen persönlichen Rahmen und fördert die Entwicklung eines Dialogs.
Eine Pressekonferenz, in der nur vorgefertigte Phrasen fällen, bietet keinen Raum für gegenseitige Kommunikation. Public Relations dürfen niemals einseitig sein. Zurecht fragen sich die teilnehmenden Personen nach einer wenig informativen Pressekonferenz, ob sie beim nächsten Mal der Einladung überhaupt folgen werden. Eine interessante Runde weckt hingegen gute Erinnerungen, also genau das, was ihr mit euren PR Maßnahmen erreichen wollt.
Wer als Unternehmen wahrgenommen werden möchte, braucht Aufmerksamkeit und eine gute Geschichte. Nutzt das Repertoire der PR und vermittelt eure Botschaft über die richtigen Wege an die passenden Zielgruppen. Ihr werdet sehen, egal ob offline oder online, die Öffentlichkeit hört euch zu.
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